In het kort: Hoeveel kost een koffievoorziening voor 25 medewerkers?
Een koffievoorziening voor 25 medewerkers komt bij 11.000 koppen per jaar uit op €2.756 totaal. Dat is €110 per medewerker per jaar en ongeveer €0,25 per kop. Bij hybride werken met gemiddeld 15 medewerkers op kantoor daalt de factuur naar circa €1.850 per jaar.
– Koffiebonen: €1.040 per jaar – Machinelease: €948 per jaar (€79 per maand) – Service en onderhoud: €588 per jaar (€49 per maand) – Energie, water en verbruiksmateriaal: €180 per jaar (€15 per maand)
Wat kost één kop koffie op kantoor?
De prijs per kop schommelt in de praktijk tussen €0,23 en €0,27. Dat lijkt bescheiden, maar vermenigvuldigd met 11.000 koppen ontstaat er al snel een jaaromzet van meer dan €2.500 alleen al voor de koffie op het werk zelf. Hierin zitten nog geen machine, service of stroom.
Hoe ziet de rekentabel voor koffiekosten bij 25 medewerkers eruit?
Laten we het helemaal uitrekenen met actuele prijzen voor een gemiddeld kantoor. We gaan uit van 11.000 koppen per jaar, bonen van goede kwaliteit en een compact volautomatische machine (een machine die automatisch koffie zet van bonen).
| Kostensoort | Berekening | Per maand | Per jaar |
|---|---|---|---|
| Koffiebonen | 77 kg × €13,50 | – | €1.040 |
| Machine (lease) | €79 per maand | €79 | €948 |
| Service en onderhoud | €49 per maand | €49 | €588 |
| Energie, water en verbruiksmateriaal | €15 per maand | €15 | €180 |
| Totaal | – | €230 | €2.756 |
Dat is €230 per maand of €110 per medewerker per jaar.
Deze rekentabel laat zien dat de bonen maar een deel van de factuur uitmaken. De vaste kosten van machine en service bepalen voor een groot deel het eindbedrag. Wie hier scherper onderhandelt, kan vaak enkele honderden euro’s per jaar besparen.
Hoe beïnvloedt hybride werken de koffiekosten?
Veel kantoren merken dat hybride werken het werkelijke verbruik behoorlijk drukt. Als gemiddeld maar 15 van de 25 medewerkers op kantoor zijn, daalt het aantal koppen naar ongeveer 6.600 per jaar. De jaarfactuur zakt dan naar circa €1.850.
Dit is meteen een van de grootste misstappen bij het aanvragen van offertes. Leveranciers rekenen vaak op het totale headcount, terwijl jij betaalt voor wat er werkelijk uit de machine komt. Daarom is het slim om je werkelijke bezettingsgraad mee te nemen in de berekening. Anders betaal je voor capaciteit die je niet gebruikt.
Wat kost een verkeerde dosering extra?
Wanneer de machine te royaal afstelt (bijvoorbeeld 9 gram in plaats van 7 gram per kop) verbruik je zomaar 25 procent meer bonen. Op jaarbasis scheelt dat al snel €250 tot €300. Een eenmalige goede afstelling en periodieke controle betaalt zichzelf direct terug.
Waarom is een contract met lange looptijd riskant?
Een contract voor drie of vijf jaar lijkt aantrekkelijk door de korting, maar als je team kleiner wordt of je vaker thuis werkt, zit je vast aan een te groot volume. Flexibele contracten met kortere opzegtermijnen of volumekortingen die meeschalen met je werkelijke verbruik voorkomen dat je geld laat liggen.
Andere veelvoorkomende verborgen kosten zijn energieverbruik van een machine die de hele dag aanstaat, extra onderhoud buiten het servicepakket en wegwerpbekers in plaats van herbruikbare mokken. Door hier vanaf het begin op te letten, houd je de koffie op kantoor per jaar binnen de perken.
Wat verandert de keuze tussen huren, leasen of kopen aan de kosten?
De keuze voor de koffiemachine heeft forse invloed op je jaarfactuur.
Kopen lijkt voordelig op lange termijn, maar je hebt direct een grote investering en draagt zelf het risico op reparaties. Leasen spreidt de kosten en vaak zit onderhoud erbij inbegrepen, wat voorspelbaarheid geeft. Huren op basis van verbruik (all-in per kop) maakt de factuur nog simpeler: je betaalt alleen voor wat je gebruikt.
Voor 25 medewerkers is leasen vaak de beste middenweg. Je weet vooraf wat je maandelijks kwijt bent en bent niet verantwoordelijk voor technische verrassingen. Vergelijk altijd offertes op basis van hetzelfde aantal koppen, dezelfde serviceniveau en dezelfde looptijd. Alleen dan zie je de werkelijke verschillen. Lees de blog over leasen of kopen van een koffiemachine voor meer inhoudelijke informatie
Hoe maak je zelf een concrete berekening voor jouw kantoor?
Het rekenvoorbeeld hierboven is gebaseerd op gemiddelde waarden. Jouw kantoor kan afwijken door andere bonensoort, ander verbruik of een andere bezettingsgraad. Het loont om je eigen cijfers in te vullen en een paar scenario’s naast elkaar te zetten: volledig op kantoor, 70 procent hybride, of met een ander contractmodel.
CoffeeClick is een leverancier van koffievoorzieningen voor kantoren die bedrijven helpt om berekeningen te maken op basis van werkelijk verbruik in plaats van theoretische aantallen. Bij CoffeeClick helpen we bedrijven om precies zo’n berekening te maken die past bij hun situatie. We kijken niet alleen naar de prijs, maar ook naar wat er werkelijk uit de machine komt en hoe je onnodige kosten voorkomt.
Wil je een rekenvoorbeeld op basis van jullie eigen verbruik? Stuur ons een bericht en we kijken naar jouw situatie en maken een begroting.
Veelgestelde vragen over de kosten van een koffievoorziening op het werk
Wat kost koffie voor 25 medewerkers per jaar?
Bij 11.000 koppen per jaar komt de totale factuur uit op €2.756. Dit is €110 per medewerker per jaar. Hybride werken met 15 medewerkers op kantoor verlaagt dit naar ongeveer €1.850.
Hoeveel kost één kop koffie op kantoor?
De prijs per kop ligt tussen €0,23 en €0,27. Bij 11.000 koppen per jaar loopt alleen de bonenkost al op tot meer dan €2.500, exclusief machine, service en energie.
Hoe bereken je het aantal koppen per jaar?
Met twee koppen per medewerker per dag en 220 werkdagen kom je bij 25 medewerkers op 11.000 koppen. Bij hybride werken met 15 medewerkers op kantoor daalt dit naar 6.600 koppen.
Wat zijn de belangrijkste kosten bij een koffievoorziening?
Koffiebonen kosten €1.040 per jaar. Machinelease komt op €948, service en onderhoud op €588 en energie plus verbruiksmateriaal op €180. Vaste kosten bepalen het grootste deel van de factuur.
Hoe beïnvloedt hybride werken de kosten?
Gemiddeld 15 van de 25 medewerkers op kantoor reduceert het verbruik naar 6.600 koppen en de jaarfactuur naar €1.850. Leveranciers rekenen vaak op full headcount, terwijl je alleen betaalt voor werkelijk gebruik.
Welke verborgen kosten komen vaak voor?
Een verkeerde dosering van 9 gram in plaats van 7 gram per kop kost €250 tot €300 extra per jaar. Lange contracten, machines die constant aanstaan en wegwerpbekers zorgen ook voor onnodige uitgaven.
Wat is het verschil tussen huren, leasen en kopen?
Kopen vraagt een grote investering en reparatierisico. Leasen spreidt kosten met onderhoud inbegrepen voor voorspelbaarheid. Huren per kop laat je alleen betalen voor werkelijk verbruik. Voor 25 medewerkers is leasen vaak de beste balans.
Zelf de lekkerste koffie op het werk?
Ontdek onze zakelijke koffiemachines met all-in abonnement, of plan een vrijblijvende proefafspraak in onze showroom.
